Projekt to podstawa do wszystkiego: do wyboru materiałów i określenia ich ilości, do obliczeń kosztów i kalkulacji dla klienta, wreszcie do samego wykonania. Pierwsze pytanie klienta to zwykle „Ile to kosztuje i dlaczego tak drogo ?”. Mówienie o wycenie reklamy bez projektu przypomina wróżenie z fusów. Nawet podobna reklama, przy małej modyfikacji, zmienia swoją cenę znacznie.
Przykład: Po podaniu ceny klient życzy sobie na planszy „tylko” dodanie cieni lub obwódki do liter. Dla klienta to drobiazg: tylko cień, dla Ciebie: podwójna ilość zużywanej folii, podwójna robocizna przy usuwaniu zbędnej folii oraz naklejaniu. Czy przed wykonaniem projektu jesteś w stanie przewidzieć tego rodzaju „dodatki” klienta ? Czy będziesz w stanie wykonać mu podwójną pracę w podanej wcześniej cenie ?
Nie mając doświadczenia, unikaj podawania klientowi jakiejkolwiek ceny bez projektu i dokonanej na jego podstawie kalkulacji kosztów. Podanie ceny zawyżonej jest bezpieczne dla ciebie – nie dołożysz do reklamy. Tyle tylko, że odstrasza klienta. On nie tylko nie zdecyduje się na wykonanie reklamy u ciebie, ale jeszcze opowie wszystkim dokoła, żeby nie korzystali z twoich usług bo masz księżycowe ceny. Stracisz potencjalnych klientów.
Podanie zbyt niskiej ceny jest zakładaniem sobie pętli na szyję. Gdy później podajesz cenę rzeczywistą zwykle klient nie chce przyjąć do wiadomości, że podana poprzednio kwota to był tylko szacunek kosztów, który w rzeczywistości okazał się wyższy. W najlepszym przypadku klienta zastanowi twój brak profesjonalizmu, ale zaakceptuje nową cenę. Możesz jednak usłyszeć: „To pana problem, że pan pomylił się w szacunkach. Złożył pan ofertę, została przyjęta więc proszę ją zrealizować w podanej poprzednio cenie”. Możesz posłać klienta do diabła ale konsekwencje tego mogą wielokrotnie przewyższyć koszt spornej reklamy. Dbaj więc o dobre imię swoje i firmy i zrób co zaoferowałeś nawet jeśli musisz zrobić poniżej kosztów. Tylko nie powoduj takich sytuacji zbyt często, bo będziesz musiał zamknąć pracownię ! Dlatego ważne jest takie kalkulowanie kosztów reklamy aby nie dokładać do interesu tylko zarabiać.
Często klienci pytają o cenę 1 m2 reklamy. Jestem przeciwnikiem takiej kalkulacji ze względu na możliwość sporej pomyłki (która może „zjeść” cały zysk). Można oczywiście oszacować koszt wykonania 1 m2 reklamy na określonym podkładzie przy założonej ilości kolorów. Przy reklamach drukowanych jako plakaty lub banery jest to wiarygodne. Przy planszach już zaczynają się „schody” – trzeba wliczyć również koszt odpadu materiału. Wyjściem jest przygotowanie sobie tabeli cen uwzględniającej odpad oraz oszacowanie kosztu wyklejenia 1 m2 planszy jeśli będziesz drukował treść lub wyklejenia 1 m2 jednego koloru folii w przypadku reklamy wycinanej ploterem. Na pozór jest to proste. Tyle tylko, że po dokonaniu obliczeń okazuje się, że cena 1 m2 planszy 6*1,2 m nie może być równa cenie 1 m2 reklamy 0,5*0,3 m, bo albo nikogo nie będzie stać na zamówienie planszy dużej, albo Tobie nie będzie opłacać się robić plansz małych. Kolejnym parametrem, który należy uwzględnić w reklamach wycinanych jest ilość\wysokość liter. Cena 1 m2 planszy 2*0,6 m z napisem np. „PROMOCJA ! WYPRZEDAŻ TOWARU” nie będzie równa cenie 1 m2 planszy o tej samej powierzchni ale zawierającej np. cennik w barze – różna wielkość oraz ilość liter i związany z tym nakład pracy. Dlatego przy pytaniu o cenę 1 m2 reklamy radzę wytłumaczyć klientowi, że na rzeczywistą cenę np. szyldu ma wpływ: rodzaj materiału pokładowego, jego grubość, kolor, wielkość planszy i związany z tym odpad (najlepiej zaproponować dostosowanie rozmiaru planszy do rozmiarów dostępnych płyt, tak aby odpadu nie było), sposób wykonania (druk czy wycinanie) i rodzaj użytej folii (ekonomiczna, wylewana czy folie specjalne np. odblaskowa czy fluor) oraz ewentualne zabezpieczenie przed wandalami. Po czym zaprosić do firmy, aby zrobić projekt i na jego podstawie oszacować rzeczywisty koszt. Poważny klient zwykle docenia profesjonalne podejście do tematu i umawia się na spotkanie. Jeśli nie ma możliwości bądź czasu aby przyjechać do pracowni, poproś o przysłanie fax’em lub e-mail’em szkicu z treścią – nawet odręcznego – na podstawie którego przygotujesz projekt z propozycją materiałów oraz kalkulację.
Pułapką przy sporządzaniu kalkulacji jest dostępność materiałów. Z materiałami używanymi na co dzień nie ma problemów, zwykle są dostępne w ciągłej sprzedaży. Inaczej jest z materiałami rzadko używanymi lub o niestandardowej grubości. Zarówno producenci jak i hurtownie mają swoje standardy magazynowe, zwykle tylko materiałów sprzedawanych w dużych ilościach. Producenci materiały niestandardowe produkują zwykle na większe zamówienie, czasem zostawiają sobie trochę w magazynie. Taki materiał jest dostępny póki zapas nie skończy się. A później znów trzeba czekać na uruchomienie produkcji kolejnej partii. Z tego względu radzę restrykcyjnie przestrzegać sprawdzania dostępności niestandardowych materiałów PRZED kalkulacją i podjęciem się realizacji danej reklamy. To że dany materiał występuje we wzorniku, nie znaczy, że jest dostępny.
Przykład: Klient zażyczył sobie plexi w kolorze fioletowym. Wytłumaczyłem mu, że jest to kolor nietypowy i będzie musiał pokryć koszt sprowadzenia całego arkusza. Zgodził się mimo iż potrzebował tylko połowę. W Polsce wybranego koloru nie było, w magazynie producenta także. Po akcji poszukiwawczej udało się zlokalizować 2 (aż dwa !) arkusze w … Hiszpanii – drugi koniec Europy ! Koszt sprowadzenia kilkakrotnie przewyższał koszt materiału, więc klient ostatecznie zdecydował się na zmianę projektu i oklejenie plexi opal fioletową folią.
To, że materiał jest dostępny w całych opakowaniach czy arkuszach nie znaczy, że jest dostępny w małych ilościach. Twoim ryzykiem jest kupienie np. całej rolki folii wylewanej (50 mb) w mało popularnym kolorze tylko po to aby na realizację reklamy dla klienta zużyć np. 10 mb. Jeśli klient nie chce zapłacić za cały materiał, to zwykle koszt odpadu przewyższa twój zysk. I nie daj się nabrać na obietnicę zużycia reszty przy zamówieniu kolejnej reklamy. Jeśli klient rzeczywiście planuje kolejną reklamę, bez ryzyka może pokryć koszt całego materiału. Następna reklama będzie go kosztować mniej, bo część materiału już będzie miał.
Przykład: Klient potrzebował plexi dymną grubości 8 mm na szybę do jachtu w ilości ok. 0,75 m2. Ponieważ mogliśmy zamówić dla niego tylko cały arkusz, więc na listach dyskusyjnych zamieścił informację, że szuka innych osób potrzebujących taki materiał. W całej Polsce zebrał chętnych na ok. 4 m2. Tymczasem arkusz ma ponad 6 m2. A klient chciał kupić tylko potrzebną mu część. Transakcja oczywiście nie doszła do skutku. Koszt „odpadu” przewyższał zysk, a szansa wykorzystania tego materiału w pracy dla innego klienta była zerowa. Nie można uszczęśliwiać klienta swoim kosztem.
W kalkulacji powinieneś uwzględnić koszt zakupu\wykonania nietypowych narzędzi np. wykrojnika czy też narzędzi, które zużyją się np. nóż plotera po cięciu folii odblaskowej tępi się i nie nadaje się do cięcia folii ploterowej ! Ponieważ zmiana rodzaju ciętej folii wymaga ustawienia plotera (głębokości cięcia i siły nacisku, a czasami prędkości) oraz wykonania cięcia testowego, wskazane jest również uwzględnianie tej operacji w kalkulacji.
Końcowym etapem kalkulacji jest ocena ryzyka związanego z realizacją projektu. Jeśli będziesz wykonywał planszę ze standardowych materiałów, które masz w pracowni istnieje tylko ryzyko, że źle nakleisz folię – jednak tym nie możesz obciążać klienta ! Tutaj mówimy o ryzyku poniesienia dodatkowych, niemożliwych do przewidzenia wcześniej, kosztów w sytuacjach awaryjnych. Najczęściej dotyczą one montażu reklamy np.:
-
koszt specjalistycznego środka do usunięcia starej folii z samochodu, bo nie schodzi tak jak powinna płatami tylko odłamuje się małymi kawałeczkami
-
koszt dodatkowej pracy podnośnika oraz dodatkowych wierteł, bo ściana nie jest jednorodna, itp.
Kwota na nieprzewidziane wydatki nie zakłada pokrycia niespodziewanych wydatków w całości. Ma za zadanie zmniejszyć stratę w przypadku kosztów przekraczających kwotę zysku. Zależy od stopnia skomplikowania realizacji. Nawet przy bardzo skomplikowanych realizacjach nie powinna przekraczać 10% wartości reklamy. W przypadku standardowych realizacji np. planszy w pracowni nie powinna być uwzględniana przy kalkulacji ceny !
Pamiętaj:
-
unikaj podawania klientowi jakiejkolwiek ceny bez uzgodnionego projektu
-
sprawdź dostępność materiałów i minimalną ilość zakupu
-
sprawdź ceny i koszt sprowadzenia materiałów nietypowych
-
uwzględnij nietypowe narzędzia oraz zużycie typowych
-
oceń ryzyko realizacji
-
cenę podawaj na podstawie kalkulacji